你问我答 | 关于经费报销,这些业务怎么办你不一定知道

科研经费的开支范围尽管从原则和规定上是统一的,但从实际操作中因业务情况不一又有不少的差别,今天动源君撷选了浙江大学在资金管理上的一些作法,供大家参考借鉴,具体以各单位的规定为准。

交通费报销问题

01、哪些经费可以报销燃油费、过路过桥费、停车费?

横向科研经费、横向预研基金以及单位基金。纵向经费因自驾车出差产生的相关费用可以和其他差旅发票一起报销。

02、纵向科研经费可以报销燃油费吗?

纵向科研经费有“燃料动力费”预算的可以开支实验用燃油费,还需提供预算书复印件且有明确用油预算。

03、外地汽油费发票是否可报销?

除杭州地区以外的车辆汽油费发票原则上不予报销,特殊情况需说明原因在相关经费中开支。自驾车出差产生的汽油费与过路过桥费、住宿费等一起报销。

04、停车费发票能报销吗?

包月、包年的停车费发票不得报销。

05、非事编人员上班的停车费怎么报销?

可以从横向科研经费、横向预研基金等直接转账至保卫处。

内部转账问题

01、哪些业务可以办理校内转账?

(1)支出性转账:校内网络费、电话费、场租费、测试费、版面费等;

(2)经费的校内二次转拨:部处转拨学院的常规预算经费和专项预算经费,学院转拨系所的实习论文经费、活动费、本科业务费、研究生业务费、单位基金等经费。

02、支出性校内转账有什么规定和要求?

(1)校内转账业务应在经费卡使用范围之内;

(2)校内独立核算单位的结算业务,不适用于内部转账,必须凭票报销;

(3)校内转账达到一定金额须提供收款单位的明细费用清单或双方合同/协议等作为附件。(具体要求见同类业务的报销要求)

科研经费外拨问题

01、外拨单怎么申请?

线上流程

登录科研服务网站提交申请,等院系、科研、财务审批后,打印并经项目负责人签字。

线下流程

下载转拨单,需院系及科研院或社科院签章、计财处负责人签字。

温馨提示:

线下转拨单在科研主管部门网站下载。

02、什么情况下外拨需提供发票(收据)?

纵向经费外拨

需开具收据或加盖单位公章的银行到账单;

横向经费外拨

需开具增值税发票;

03、合作合同或协议盖章有什么规定?

可以盖:

“浙江大学”公章

浙江大学技术合同专用章

浙江大学社科合同专用章

浙江大学国防科技合同专用章

04、如何办理科研经费外拨?

情况一

已取得收据/发票的,持以下材料至各校区会计核算分中心办理。

外拨单原件

入账单

若需外拨的经费已入账,则无需提供入账单,但需携带校园卡;

走线上流程的,无需提供入账单;

走线下流程的,需要去科研院或社科院打印入账单;

收据/发票(背面加盖报销公章+项目负责人和经办人签名)

合作协议原件

企业营业执照复印件(如果合作单位为企业的需提供)

任务书复印件(如已扫描上传至科研服务网站的可不提供)

情况二

暂无收据/发票的,持以下材料至各校区会计核算分中心办理借款,待取得收据/发票后再办理冲账。

借款办理:

外拨单原件

入账单

若需外拨的经费已入账,则无需提供入账单,但需携带校园卡;

走线上流程的,无需提供入账单;

走线下流程的,需要去科研院打印入账单;

借款单 (一式三联需复写,单位盖章、经费负责人签字)

合作协议原件

企业营业执照复印件(如果合作单位为企业的需提供)

任务书复印件(如已扫描上传至科研服务网站的可不提供)

冲账办理:

借款单(第二联、第三联)

外拨单复印件

收据/发票 (背面加盖报销公章+项目负责人和经办人签名)

合作协议复印件

企业营业执照复印件(如果合作单位为企业的需提供)

任务书复印件(如已扫描上传至科研服务网站的可不提供)

公务接待报销问题

(含餐费)

01、哪些经费可以报销公务接待费?

专项业务费、其他业务费、部门基金、科研管理费、发展联络经费。上述相关经费涉及公务接待支出的应严格按照《浙江大学公务接待管理实施办法》规定执行。

02 、公务接待报销需附什么材料?

包括财务票据、公务接待函、浙江大学公务接待审批单和公务接待清单等。

温馨提示:

相关表格可至计财处办公网下载。

03 、公务接待函指哪些?

指派出单位出具的公函、接待单位邀请函、会议通知以及电话记录、电子邮件等能证明参加公务活动的材料。

04 、公务接待标准是什么?

05、公务接待有哪些注意事项?

公务接待不得超标准接待,不得在会场搭设背景板和摆放鲜花,不得组织旅游和与公务活动无关的参观,不得组织到营业性娱乐、健身场所活动,不得安排专场文艺演出,不得以任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。

06、特殊公务接待如何审批?

因教学、科研、校友联络、事业发展等工作的特殊需要,或因接待对象风俗习惯等特殊原因产生的个别公务接待有特殊情况的(如无公函、无清单、超标准接待等等),经各单位分管接待工作的负责人审核,并报分管或联系校领导审批后,可以安排接待并按规定程序报销。

07、加班餐费怎么报销?

因加班、值班等情况发生的工作餐,不纳入公务接待管理,参照《浙江大学公务接待审批单》制作本单位加班、值班工作餐审批单,并严格规范报销程序,按照人均费用不超过40元的工作简餐标准,写明事由和人员清单,经单位分管负责人签批。

08、横向经费报销餐费有什么要求?

(1)标准按照《浙江大学公务接待管理实施办法》规定执行。

(2)在发票背面写明具体事由和人员清单,或附公务接待清单。

(3)用餐一般安排在校内,确有需要安排在校外的,需经所在院级单位盖章批准(附属医院盖“附属医院科教科章”)。

(4)出差餐费发票视同校外餐费,需院级单位批准。

外宾接待报销问题

01、外宾接待报销需附什么材料?

包括财务票据、外宾接待证明材料、《浙江大学外宾接待审批清单》等。

温馨提示:

纳入外国专家专项的业务接待,按国家外国专家局有关文件规定执行。

02、外宾接待证明材料指哪些?

包括被接待外宾所在单位的联系来函、接待单位邀请函、会议通知、电子邮件、电话记录、新闻报道、宣传海报、项目通知等。

03、外宾接待标准是多少?

04、陪同外宾人员费用怎么报销?

陪同外宾赴外地访问期间的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅有关规定执行。

外专来华报销问题

01、外国专家来华报销参照什么文件报销?

《外国文教专家经费管理暂行办法》(外专发[2016]85号)。

02、外国专家专项经费包括哪些?

含但不限于以下经费:外籍专家经费、创新引智基地经费、111引智基地经费。(项目号目前为%540801)

03、外专来华报销需附什么材料?

计财处网站下载“浙江大学外专来华报销单”,具体材料见报销单下方备注。

04、外专来华报销需外事处审批吗?

不一定。报销外籍专家费用需至外事处备案和盖章的经费有:

(1)外事处管理的经费。

(2)创新引智基地外籍专家经费,该类经费目前有109203-540801、111000-540801、129000-540801、317000-540801、419000-540801、508000-540801。

05、外国专家经费报销指导标准是多少?

温馨提示:

对于支付工薪的外国专家,不再另外资助其讲课费和专家补贴。

对于支付讲课费的外国专家,不再资助其专家补贴。

06、外专来华在不同经费开支怎么处理?

外专来华业务如一部分经费从外籍专家经费(%540801)中开支,一部分从其他经费开支的,统一按外专局《外国文教专家经费管理暂行办法》(外专发[2016]85号)标准报销。

07、外专来华补贴怎么发放?

(1)如有相关发票只需按票面金额实补的,可不写领条,相关发票作为附件,加盖附件章;

(2)如按文件规定标准发放补贴的,要求写领条,领条需有外专亲笔签名。

08、外专来华国际机票有什么规定?

原则上报销往返经济舱国际机票费用,“双聘专家”可以享受国内院士待遇,可乘坐商务舱,相关名单由人事处人才办提供。

会议费报销问题

01、参加会议发生的费用报销时是否占用“会议费”指标?

不是。参加国内举办会议发生的费用报销时占用“差旅费”指标;参加国外举办会议发生的费用报销时占用“国际交流合作费”指标。会议费主要指学校举办(含主办、承办)的各类会议发生的费用,包括场租费、住宿费、交通费、伙食费、文件印刷费等。

02、会期和参会人数有什么规定?

温馨提示:

超过上述标准的,填写“浙江大学会议超标审批表”,须经所在单位分管负责人同意后报计财处处长审批。

03、会议费报销标准是多少?

会议费开支实行综合定额控制,在综合定额标准以内据实报销,综合定额标准如下:

温馨提示:

其中伙食费标准应控制在综合定额的三分之一以内。会议费相关费用要求一次性报销完毕。

04、会议地点有什么规定?

应优先选择学校内部会议室、礼堂、宾馆、招待所和培训中心等场所。当校内不具备召开条件时,应选择具有中央或地方会议定点资格的定点饭店。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

05、经批准的校内会议定点饭店有哪些?

06、哪些费用不计入综合定额标准?

(1)参会专家的城市间交通费。

(2)参会专家的咨询费、讲课费。

07、委托会务公司代办会议有什么特殊规定?

由会务公司承办会议的须提供委托合同、费用明细清单,列明各项费用的详细支出情况。

温馨提示:委托代办会议的开会地点同第4条要求。

08、会议费报销需要提供哪些材料?

会议结束后应当及时办理报销手续。报销时应当提供:

(1)浙江大学会议预、决算表(需经费主管部门盖章审批)

(2)会议通知(需单位盖章)

(3)与会人员签到表

(4)专家评审费表格(需通过酬金系统打卡发放。会议预决算表中已有主管部门盖章,此表可不盖)

(5)协议合同

(6)其他材料:如费用明细清单、付款凭证等。

09、哪些经费开支会议费需主管部门审批?

纵向经费须经相关部处审批,横向经费开支4 万元及以上须经相关部处审批后;专项经费开支的需经相关主管部门审批。

10、省国库经费开支会议费有什么注意事项?

均纳入浙江省政府定点采购管理范围。

具体采购流程见浙江大学采购网“浙江大学省级国库经费会议培训采购流程(试行稿)”

温馨提示:

因采购流程长,务必在会议召开之前2个月向计财处国库办递交申请报告。

酬金发放问题

01、酬金发放的一般流程是怎样的?

02、酬金计税时间怎么确定?

计税时间以预约校区实际账务处理的所在月为准,月末最后2天递交的酬金业务账务处理会延续至下个月并与下月酬金合并计税。

温馨提示:

务请掌握好发放时间。

03、酬金可以发入哪些银行卡?

(1)校外人员请优先选择农行、建行、工行、中行卡,其他银行须准确提供行号、开户行、户名和银行卡号,同时校外人员应录入身份证号。

(2)本校人员均发入工资卡(学生发助学金卡)。

(3)必须使用借记卡,使用信用卡、贷记卡、准贷记卡、国际卡、定期存折的均不能发放。

(4)录入时要求,银行卡号中间无空格;工行存折末位“*”不录;农行存折前“19-”不录。

(5)均应发入本人银行卡,提交姓名与银行账号姓名不符的无法发放。

04、银行卡卡号录错怎么办?

已录入的卡号不能修改,如需修改可提交“酬金发放人员信息变动表”,要求薪金管理办清除数据后重录。

05、入账后的酬金何时发放?

(1)每月分三次发放,发放取数时间段为本周一至上周二已办理审核的酬金数据,一般周五会到个人账户。

(2)每月最后一周的周二、周三、周四、周五录入的酬金须等到次月8日后的周五才能到账。

(3)寒暑假期间的发放时间另行通知。

温馨提示:每月1日-8 日为工资处理时间不办理酬金发放。

06、入账后的酬金如何查询?

登录综合财务管理平台 →高级财务查询→工资与酬金查询→酬金查询,并与银行明细及时核对。

温馨提示:

工资清单中不显示酬金数据。

07、酬金打卡未成功怎么查询?

登录综合财务管理平台→高级财务查询→财务到款及酬金打卡失败查询→薪金打卡未成功查询。

08、酬金打卡未成功如何办理重新打卡手续?

计财处网站下载“酬金发放人员信息变动表”按要求填好,盖章签字后送到计财处薪金管理办公室(紫金港东六130)。


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责任编辑: 范琪