经验谈 | 专项经费单独核算你做对了吗?懂得这些让你少走“弯路”

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根据《国家重点研发计划资金管理办法》规定,重点研发计划项目(课题)承担单位应当将项目资金纳入单位财务统一管理,对中央财政资金和其他来源的资金分别单独核算,确保专款专用。

但文件对专项经费实行单独核算的原因、单独核算的重要性、单独核算具体实现形式和要求,并未专门下达相关文件或说明予以明确,而是通过问题解答、培训或通过各类专项审计方式向单位宣传相关政策。

实际执行中存在部分的单位不了解政策要求或理解出现偏差的情况,从而导致对专项经费的核算与政策要求出现差距。

在以往从事国家科技计划资金审计或检查的过程中,主管部门发现了一系列不符合单独核算的情形:

认为由单位和科研人员认可的经费统计表是单独核算。

认为在记账凭证上盖上课题名称章就是单独核算。

认为将单位科研项目资金统一单独核算而不必对不同来源的资金分别单独核算即满足单独核算的要求。

在财务核算系统外单独另设账套。

在单位会计核算系统外采用手工账记录项目支出。

仅在支出凭证上加盖项目标识章。

仅在支出摘要中做项目标识。

同一项目不同来源资金未分别单独核算。

不同项目资金未分别单独核算。

下面,先给大家介绍两个案例。

案例1:不符合单独核算要求

如某大型国有电气公司,执行企业会计准则,2012至2015年间承担了一个国家科技支撑计划课题,会计师事务所对其进行中期检查时发现,其提供的支出明细账并非为其财务系统直接导出,经登陆其财务系统核实后发现该公司虽在其财务账套中设立了专门项目号核算项目支出,但该项目号下核算支出总额远远大于该课题专项资金预算金额,经询问有关人员了解到,该项目研究任务属于其自主立项的一个科研项目的分支任务,单位将该课题专项经费纳入其自主立项项目号统一进行核算,同时认为是专项经费的支出在财务系统外采用备查形式统计。

原因分析:上述核算方法不符合原国家科技计划资金管理办法对中央财政资金和自筹资金分别单独核算的要求。出现上述问题一方面是政策理解偏差的问题,另一方面,对部分大型企业而言,科研项目补助往往只在主营业务中占很小比例,很多企业在日常生产的同时还进行研发过程的试生产,这就使得原材料、测试化验加工、动力消耗等生产成本与研发成本不宜划分,在单位内部缺乏沟通的情况下,财务人员对如何核算实现单独核算往往比较困惑。

经事务所检查人员讲解有关政策后,单位对核算方式进行了整改,对专项经费支出进行了调账处理。

案例2:符合单独核算的形式举例

某国有汽车制造公司,执行《企业会计准则》,使用SAP系统会计核算软件,在财务核算系统中设置项目核算代码和辅助核算模块,并通过项目编码规则的设定实现专项经费和自筹经费的分别单独核算。收到专项经费记入递延收益,并于课题结题审计通过后结转营业外收入,支出专项经费记入研发费用,形成资产的同时确认固定资产或无形资产,课题组在向财务部门报销费用时在报销汇总单注明项目名称,以实现专项经费专款专用。

那么,要符合哪些条件才能满足对专项经费进行单独核算的要求呢?

(1)专项经费支出要清晰地与单位其他非项目专项经费支出分开。

(2)项目专项经费支出应全部来源于单位的法定会计账簿,纸质凭证的信息应与会计核算系统中显示的信息一致。

(3)项目专项经费支出明细账中凭证对应金额与单位同期同号凭证上显示的数据一致。

(4)能够按照会计核算科目或项目辅助核算信息从单位会计核算系统中自动生成项目专项经费明细账。

单独核算可以采用以下两种方式实现

(1)在单位会计核算系统中单独设置会计科目,对专项经费及自筹经费分别进行单独核算。

(2)通过在会计核算系统或账簿中,在相关会计科目下通过设置项目辅助核算、关键字段等方式,对项目专项经费和自筹经费分别单独核算。

专项经费单独核算是项目承担单位加强专项经费管理,确保专项经费做到专款专用的最直接有力的手段,也是项目主管部门和各级监管机构履行监管责任的抓手,更是项目预算执行、结题财务验收的基础。明文规定的。

单位要重视单独核算的要求,加强对科研项目管理政策的学习,构建内部科研、财务、资产等管理部门的协调工作机制,切实落实法人责任,确保科研专项经费使用的公开、透明,确保财政性资金发挥最大的效益。

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责任编辑: 范琪